Einen Softwarewechsel erfolgreich durchführen

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Ein Softwarewechsel ist herausfordernd und nicht zu unterschätzen. Mit der richtigen Planung allerdings kannst Du ihn erfolgreich durchführen. Wie das geht, erfährst Du in diesem Artikel.  

Ein Artikel von Andreas M. Bechler & Áengus Ziegler.

Sei es aus Kosten- oder Leistungsgründen, irgendwann steht jedes Unternehmen an dem Punkt, dass man die genutzte Software austauschen möchte. Häufig fehlt es im Unternehmen allerdings an dem nötigen Knowhow in der Umsetzung und es entstehen Fehler. Diese können in Softwareprojekten für ein Unternehmen extrem kostspielig sein, wie das Deutsches Maut-Desaster von 2003 (Einnahmeausfälle von 3,5 Milliarden Euro) deutlich zeigt. Auch für Fitnessunternehmen ist dies nicht anders und kann im schlechtesten Fall sogar existenzbedrohend sein. Um ein solches Szenario gar nicht erst entstehen zu lassen, soll dieser zweiteilige Artikel dabei helfen, einen Softwarewechsel sowohl richtig vorzubereiten als auch ihn im Anschluss erfolgreich umsetzen. 

Wie so oft im Leben, muss am Anfang erst mal ein Bedarf überhaupt identifiziert werden. Hier bietet es sich an, die eigene Situation in regelmäßigen Abständen genauer unter die Lupe zu nehmen.

Situationsanalyse

Besonders im heutigen digitalen Zeitalter ist es wichtig, als (Fitness-)Betrieb mit der Zeit zu gehen. Der Markt befindet sich im raschen Tempo in einem durchgehenden Wandel, aber auch die Anforderungen des Betriebs können sich über die Zeit ändern. Es gilt, die eigenen Prozesse und verwendeten Softwares immer wieder auf den Prüfstand zu stellen. Es sollte also verhindert werden, dass die zum jetzigen Zeitpunkt verwendete Software den Betrieb dabei bremst, den heutigen Anforderungen gerecht zu werden. Dieser Thematik sollte zum gegebenen Zeitpunkt also viel Aufmerksamkeit geschenkt werden.

In regelmäßigen Abständen sollte überprüft werden: Welche Softwares sind in meinem Betrieb zu welchem Zweck im Einsatz? Welche Prozesse werden im Moment noch nicht mit einer Software unterstützt? Wer verantwortet im Moment die Software im Haus und wie fähig sind meine Mitarbeitenden diese Software einzusetzen? Und mit die wichtigste Frage: Welche Prozesse sollten durch den Einsatz von Software automatisiert werden?

Zieldefinition

Nachdem eine Analyse des gegenwärtigen Zustandes im Betrieb durchgeführt wurde, geht es im nächsten Schritt darum zu definieren, welche Probleme eine mögliche neue Software lösen kann und bei welchen Themen und Prozessen sie unterstützen soll. Es sollte definiert werden, welche Ziele mit einem Softwarewechsel und folglich dem dauerhaften Einsatz dieser Software erreicht werden sollen.

Die zuvor erwähnte Ist-Analyse kann dabei unterstützen, die korrekten Ziele festzulegen. Gemäß der SMART-Methode empfiehlt es sich, konkretisierte realistische Ziele festzulegen und diese zu terminieren. Neben einem Zeitpunkt, an dem eine neue Software im Betrieb eingeführt werden soll, geht es dabei vor allem um inhaltliche Ziele. Beispielsweise könnten diese Ziele heißen “Kommunikation mit meinen Mitgliedern erhöhen und verbessern”. Zur Realisierung dieses Ziels möchte ich Push-Nachrichten einsetzen. Bis zum Zeitpunkt T möchte ich mit X Push-Benachrichtigungen Y Mitglieder erreichen. Meine Mitgliederfluktuation soll somit zum Zeitpunkt Z um 0,5% verringert werden. So sollten unterschiedliche Ziele übersichtlich notiert werden.

Hat man sich dazu entschieden, dass man auf Basis der Situationsanalyse und Zieldefinition eine mögliche Veränderung an der bestehenden Softwarelandschaft vornehmen möchte, so geht man quasi in eine Vorprojekt-Phase über. Hier gilt es erst mal einige wichtige Weichen zu stellen, damit ein potenzielles Projekt zur Systemumstellung überhaupt gestartet werden kann. Allerdings muss dabei am Ende nicht zwingend ein Projekt initiiert werden. Die Entscheidung kann auch gegen die Einführung und damit die Projektfortführung sein. Trotzdem ist es sinnvoll, sämtliche Schritte zu durchlaufen.

Projektverantwortung, -team und Grobplan bestimmen

Jedes Projekt benötigt einen Verantwortlichen (Projektleiter) und ein Team aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen zu dessen Unterstützung. Das ist auch im Fitnessbereich nicht anders. Wie umfangreich die beteiligten Personen für das Projekt freigestellt werden müssen, ist vom individuellen Projekt abhängig und kann von wenigen Stunden pro Woche bis zur vollen Arbeitszeit reichen. Diese zeitliche Verfügbarkeit muss den Beteiligten im Anschluss auch wirklich zugestanden werden und darf nicht nur auf dem Papier existieren.

Darüber hinaus sollte zu Anfang ein Grobplan skizziert werden, der zumindest die restliche Vorbereitungsphase umfasst. Dies schafft eine Verbindlichkeit, welche die Projektteilnehmer benötigen, um sich nicht zu sehr in Detailfragen zu verzetteln.

Anforderungen klären

Im Rahmen der Situationsanalyse wurden die zentralen Unternehmensprozesse definiert. Hieraus gilt es nun, Anforderungen zu definieren, welche an eine neue Software gestellt werden müssen. Es kann dabei grundsätzlich zwischen drei Varianten unterscheiden werden:

• MUSS-Anforderungen - ohne eine Erfüllung ist die Software nicht nutzbar
• SOLL-Anforderungen - notwendige Anforderung, auf welche nur “unter Schmerzen” zugunsten einer Umgehungslösung verzichtet werden kann
• KANN-Anforderungen - “Nice to have”, was ein Pluspunkt für die Software ausmachen würde, aber nicht zwingend vorhanden sein muss

Diese Anforderungen werden im Projektmanagement typischerweise im sogenannten Lastenheft zusammengetragen und dienen als Grundlage für die Anbieterauswahl.

Vorauswahl treffen (Anbietervergleich und Angebot einholen)

Auf Basis der zuvor definierten Anforderungen werden nun die vorhandenen Anbieter verglichen. Damit dies geschehen kann, müssen diese natürlich erst ermittelt werden. Neben den gängigen Suchmaschinen oder dem eigenen Netzwerk können auch Branchenbücher wie das der BODYMEDIA, der body LIFE oder der fitness MANAGEMENT unterstützen. Auf diese Weise entsteht zuallererst eine Liste potenzieller Kandidaten.

Als nächstes gilt es, diese Kandidaten genauer zu betrachten und inwiefern sie den zuvor definierten Anforderungen genügen. Hierbei werden einige Kandidaten recht schnell durch das Raster der Anforderungen fallen. Die nicht gestrichenen Kandidaten (Long List mit maximal 10) können nun in eine tiefere Analyse einbezogen werden. Hier empfiehlt es sich, dass nun auch der direkte Kontakt mit dem jeweiligen Anbieter gesucht werden sollte. Über Anfragen, Gespräche, Softwarevorführungen und vielleicht sogar -tests lässt sich die Passgenauigkeit zu den zuvor definierten Anforderungskriterien bestimmen und eine bewertete Shortlist der für die finale Entscheidung in Frage kommenden Kandidaten (maximal 3 - 5) erstellen.

Finale Entscheidung treffen

Am Ende der Vorprojekt Phase steht die eigentliche Entscheidung für eines der übrigen Angebote aus der Shortlist. Es kann aber natürlich auch im Ergebnis zum Abbruch kommen, weil keine Software Vorteile zur bestehenden bietet. Man sollte diese Entscheidung immer gut überlegt treffen und keinesfalls überhastet. Eine unüberlegte oder überhastete Softwareauswahl gehört sicherlich zu den größten Fehlern, die man bei der Softwareeinführung machen kann.

Aufgrund der in der Regel großen Bedeutung eines Softwarewechsels für ein Fitnessstudio egal welcher Größe sollte die finale Entscheidung zwar vom Projektteam in Verantwortung des Projektleiters vorbereitet werden, die Entscheidungshoheit muss aber beim Management des Studios selbst liegen.

Es sei hierbei durchaus zu erwähnen, dass in Sachen Software auch grundsätzlich die klassische Management-Entscheidung “Make or Buy” zu fällen ist. Für die Mehrheit der Fitnessbranche kommt dies aufgrund der Größe der jeweiligen Anbieter nicht in Frage und wird daher in den weiteren Ausführungen nicht beachtet. Gerade aber mittlere bis große Fitnessketten könnten und sollten dies durchaus als Option betrachten.

Zeitplan (inkl. Meilensteine) definieren

Ist die Entscheidung einmal gefallen, kann auf dieser Basis in Absprache mit dem Anbieter ein Zeitplan für das eigentliche Umsetzungsprojekt erstellt werden. Dieser Zeitplan muss alle kommenden Aspekte berücksichtigen und sollte dabei immer auch einen gewissen Puffer beinhalten. Welche Punkte in der Projektumsetzung genau zu beachten sind, zeigt der zweite Teil dieses Artikels.  

Die Projektumsetzung anhand des zuvor definierten Zeitplans an sich gestaltet sich bei guter Vorbereitung eigentlich nicht so schwierig. Die meisten Probleme entstehen eher durch Dinge, die in der Vorbereitung übersehen oder nicht bedacht wurden. Gerade aber für diese immer wieder auftretenden Sachverhalte ist es wichtig, klare Vorgehensweise zu definieren, damit sie nicht den kompletten Zeitpuffer kosten.

In den weiteren Ausführungen wird davon ausgegangen, dass auf einer bestehenden Standard-Software aufgebaut wird. Gerade bei großen Fitnessketten kann es aber natürlich auch sinnvoll sein, eine eigene Individualsoftware zu entwickeln bzw. entwickeln zu lassen. Hierfür ist das Vorgehen nochmals deutlich differenzierter, wird aber in diesem Rahmen nicht behandelt.

Testphase - Prüfung auf Herz und Nieren

Bevor eine neue Software wirklich in die dauerhafte Nutzung übergeben werden kann, sollte das Projektteam diese erstmal einer intensiven Prüfung unterziehen. Hierfür bieten sich die im Rahmen der Situationsanalyse definierten Prozesse bzw. die bei der Softwareauswahl erarbeiteten Anforderungen an. Diese sollen als Testfälle mit dem neuen System simuliert werden, um festzustellen, ob sie wirklich dort abgebildet werden können.

Es bedarf entsprechend eines klaren Testplans mit eindeutigen Zuständigkeiten im Projektteam, um sämtliche realistischen Konstellationen prüfen zu können. Die Testfälle sind daher zentral zu erfassen und auf ihre Durchführung zu prüfen. Je nach Umfang kann hierfür ein Tabellendokument ausreichend sein oder man sollte auf ein professionelles Testdokumentationstool zurückgreifen.

Regelmäßige “Quality Gates”

Wie bereits zuvor erwähnt, sollte der Zeitplan Meilensteine vorsehen, welche es zu erreichen gilt. Jeder dieser Meilensteine muss durch die Projektleitung oder eine übergeordnete Instanz (Inhaber, Geschäftsführer, Steuerkreis) im Rahmen eines sogenannten “Quality Gates” abgenommen werden, bevor in die nächste Phase übergegangen werden kann. Dies schafft Klarheit über den Projektstand und ermöglicht der höheren Instanz auch regelmäßig den Gesamtfortschritt zu begutachten, ohne dass man von nicht erfüllbaren Dingen zum Projektende überrascht wird. Jedes “Quality Gate” bietet daher auch immer die Option des Abbruchs an, falls zuvor definierte essenzielle Anforderungen doch nicht umgesetzt werden können.

Klare Eskalationspfade

Probleme sollten aber nicht erst in den “Quality Gates” angesprochen werden. Bereits davor ist es notwendig, dass entstehende Probleme frühzeitig aufgezeigt werden. Im ersten Schritt ist immer der Softwareanbieter zu kontaktieren, wenn ein Problem entdeckt wird. Im besten Fall kann dieser entweder das korrekte Vorgehen aufzeigen oder eine Anpassung an der Software vornehmen, um den Fehler zu beheben. Ist dies nicht möglich, so muss die Projektleitung eingeschaltet werden, um eine Alternativlösung zu diskutieren, die mit der neuen Software umsetzbar und für die Prozesse des Studios tragbar ist. Schafft auch dies noch keine Lösung, so ist auf die übergeordnete Instanz (Inhaber, Geschäftsführer, Steuerkreis) zurückzugreifen, welche nun eine grundsätzliche Klärung des Sachverhalts herbeiführen muss.

Testphasen mit unbeteiligten Mitarbeitern und Kunden

Die Testphase selbst sollte zunehmend auch durch bisher unbeteiligte Mitarbeiter aller Unternehmensbereiche und eventuell sogar durch vertrauenswürdige Kunden unterstützt werden. Dies ermöglicht nochmals eine neue und frische Sichtweise auf die Software und verhindert, dass bestimmte Dinge übersehen werden, weil sie dem Projektteam nicht bekannt sind.

Hat man erfolgreich alle “Quality Gates” durchlaufen und die Software auf Herz und Nieren geprüft, so steht der eigentlichen Softwareeinführung nichts mehr entgegen. Jetzt kann das eigene Unternehmen auf die neue Software endlich umgestellt werden. 

Problemfeld: Datenmigration

Viele Softwarelösungen, die man im Fitnessbereich umsetzen möchte, werden auf bestehenden Datenbanken über Schnittstellen lediglich “aufsetzen” und so die vorhandenen Daten nutzen können. Löst man aber mit einem Softwarewechsel auch die bestehende Datenbank auf, so muss man sich an einen der heikelsten Fälle der Umstellung begeben: die Datenmigration. Diese Variante ist in sich ein schwieriges und umfangreiches Thema, weswegen es in diesem Artikel aus Platzgründen nicht weiter behandelt. Es sollte dem Leser aber bewusst sein, dass hierin eine große Herausforderung liegt, die ein eigenes Vorgehen bedarf. 

Die eigentliche Umstellung in der täglichen Arbeit der Mitarbeiter beginnt mit dem Rollout. Ein Rollout einer neuen Software darf nicht einfach nur so geschehen. Er muss genauestens geplant und alle relevanten Stakeholder müssen in diesen Prozess involviert werden. Dazu gehören zum einen vor allem das eigene Team, das zukünftig in der Arbeit tagtäglich mit der neuen Software konfrontiert ist und zum anderen die Mitglieder im Studio, die von den Verbesserungen durch den Softwarewechsel profitieren sollen. Mitarbeitende müssen entsprechend in der Lage sein, Fragen der Mitglieder beantworten und weiterhelfen zu können.

Schulung der Mitarbeitenden

Damit Mitarbeitende in der Lage sind, diese Herausforderungen und gegebenenfalls mit dem Softwarewechsel verbundenen neuen Prozesse im Betrieb zu meistern, ist es essentiell, diese noch vor dem Software-Rollout zu schulen. Diese Schulung sollte im gesamten Team und am besten vor Ort stattfinden. Sie kann entweder von einem Fachexperten der neuen Software oder vom Projektverantwortlichen und zukünftigen Hauptansprechpartner im Haus durchgeführt werden. Mitarbeitende haben während dieser Schulung die Möglichkeit, die Software zu verstehen, die damit verbundenen neuen Prozesse kennenzulernen, Fragen zu stellen und sich mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen. Es empfiehlt sich, die während der Schulung gestellten Fragen und Bedenken sorgfältig zu dokumentieren. Vor dem Rollout sollten alle von der neuen Software beeinflussten Themen und Prozesse auf einer zentralen, für alle Mitarbeitenden einsehbaren Plattform (bspw. ein FAQ) dokumentiert werden. Dies hilft dabei mittel- und langfristig sicherzustellen, dass Mitarbeitende immer in der Lage sind mit der Software zu arbeiten und hilft außerdem dabei neuen Kollegen im Team einzulernen.

Kommunikation an die Mitglieder

Ein Softwarewechsel im Betrieb wirkt selbstverständlich vor allem auf die Mitglieder im Studio. Sei es die Einführung einer neuen Mitgliederverwaltungssoftware oder einer neuen Mitglieder-App, in beiden Fällen sind Mitglieder mehr oder weniger direkt davon betroffen. Bevor also die neue Software an die Mitglieder veröffentlicht wird, sollte dies im Vorhinein an diese kommuniziert werden. Neben direkten Gesprächen auf der Studiofläche mit den Mitgliedern bietet sich der Einsatz alle Kommunikationsplattformen (Aushänge, Homepage, Soziale Medien und Versendung eines Newsletters) des Studios an. Der Zeitpunkt der Kommunikation sollte so gewählt sein, dass sichergestellt ist, dass nahezu alle Mitglieder davon erfahren. Jedoch ist nicht nur der Zeitpunkt der Kommunikation entscheidend, sondern vor allem der Inhalt der Kommunikation entscheidend. So sollte an die Mitglieder kommuniziert werden, warum sich, was sich und ab wann sich etwas für sie ändern wird und mit welchen Folgen sie rechnen sollten. 

Ob der Softwarewechsel Früchte trägt, sollte am besten anhand von sinnvollen KPIs nach einem gewissen Zeitraum im Anschluss an die Einführung der neuen Software bewertet und gegebenenfalls Maßnahmen ergriffen werden. Es empfiehlt sich, dieses Erfolgsmonitoring in regelmäßigen Abständen durchzuführen und dabei anfangs in kürzeren Abständen vorzugehen, um mögliche auftretende Probleme zu beheben. Mit der Zeit können diese Abstände erweitert werden.

Diese Kontrolle ist nur dann sinnvoll, wenn sinnvolle KPIs festgelegt werden. Auch hier empfiehlt es sich, die anfangs gesetzten Ziele zu überprüfen und aus diesen Zielen wichtige Erfolgsparameter abzuleiten. Wenn nicht schon geschehen, sollten diese Erfolgsparameter messbar konkretisiert werden. 

Egal ob man ein großer Konzern und ein kleines Mikrostudio ist, einen Softwarewechsel sollte man keinesfalls unterschätzen. Es steckt sehr viel Arbeit darin, ihn erfolgreich durchzuführen und Fehler können das eigene Unternehmen über Jahre belasten. Schafft man allerdings einen guten Rahmen sowie klare Strukturen und setzt ein passendes Projektteam ein, steht der erfolgreichen Umsetzung fast nichts mehr im Weg. 

Über die Autoren

Andreas M. Bechler ist als Autor, Berater und Dozent in der Fitnessbranche tätig. Mit seinem bereits seit 2019 existierenden Podcast Hashtag Fitnessindustrie zu einer festen Größe in der Branche geworden. Daneben engagiert sich Andreas als Sprecher des Arbeitskreises Fitnessbranche beim VSD - Verband für Sportökonomie und Sportmanagement e.V. Du kannst mit Andreas schnell und einfach über LinkedIn in Kontakt treten: https://www.linkedin.com/in/andreasmbechler/

Áengus Ziegler hat seinen Master in Wirtschaftspsychologie mit dem Schwerpunkt Digitalisierung und seinen Bachelor in Fitnessökonomie an der DHfPG abgeschlossen. Nach mehrjähriger Tätigkeit in unterschiedlichen Premium-Fitnessstudios ist Áengus seit 2022 als Solutions Manager in der Enterprise Abteilung bei EGYM tätig. In dieser Rolle ist er täglich im intensiven Kontakt mit den größten Fitnessstudioketten in der DACH-Region zu den Themen Softwareeinsatz und der Verwendung digitalisierter Fitnessgeräte. Du kannst mit Áengus über LinkedIn in Kontakt treten: https://www.linkedin.com/in/aengus-ziegler/

Über Hashtag Fitnessindustrie

Hashtag Fitnessindustrie ist der Podcast über die deutsche Fitnessbranche mit all ihren Facetten und Akteuren. Er soll einen Wissenstransfer zwischen den Interviewgästen und dem Zuhörer zum Nutzen der ganzen Branche zu ermöglichen. Aktuelle Trends und Entwicklungen sind ebenso Teil des Podcast wie grundsätzliche strategische Fragen aus dem Tagesgeschäft von Fitnessanbietern. Weitere Informationen: https://hashtag-fitnessindustrie.de